招標(biāo)采購(gòu)實(shí)踐中,一旦項(xiàng)目廢標(biāo),不僅增加了成本,也浪費(fèi)了人力、物力和時(shí)間,增大了工作量。而采購(gòu)人、供應(yīng)商、評(píng)標(biāo)委員會(huì)、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)任何一方的失誤,都有可能造成項(xiàng)目失敗而廢標(biāo)。筆者擬從主觀、客觀因素等方面分析項(xiàng)目廢標(biāo)原因,并有針對(duì)性地提出解決對(duì)策。
原因分析
第一,采購(gòu)人主觀因素。
其一,供應(yīng)商資格條件過(guò)于苛刻。制作采購(gòu)文件時(shí),采購(gòu)人提出過(guò)于苛刻或有針對(duì)性的資格條件,排斥了其他潛在供應(yīng)商。如某地一家機(jī)關(guān)單位采購(gòu)21臺(tái)筆記本電腦,投標(biāo)人除需符合國(guó)家規(guī)定的相關(guān)資質(zhì)條件外,還要具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成三級(jí)及以上資質(zhì)。據(jù)了解,該地區(qū)具有計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成三級(jí)或以上資質(zhì)的公司僅有12家,而本項(xiàng)目只采購(gòu)21臺(tái)筆記本電腦,并非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)工程,無(wú)需應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程的策劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施、服務(wù)保障等服務(wù)事項(xiàng),因此設(shè)立此項(xiàng)資質(zhì)條件與本項(xiàng)目的實(shí)際采購(gòu)內(nèi)容無(wú)關(guān)。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)建議采購(gòu)人取消該條要求,在切合實(shí)際采購(gòu)需求的基礎(chǔ)上重新制定合理的資格條件,避免引起不必要的質(zhì)疑投訴,拖延采購(gòu)周期,但采購(gòu)人堅(jiān)持原意見,并表示設(shè)立此條資質(zhì)就是為了限制其他中小公司參與競(jìng)標(biāo)。顯然,這種做法與扶持中小企業(yè)發(fā)展的政策規(guī)定相違背。
其二,采購(gòu)需求不合理。擬定采購(gòu)需求的過(guò)程中,采購(gòu)人如果有私心,在制定技術(shù)規(guī)格時(shí)難免存在針對(duì)性,即規(guī)定某些特定技術(shù)指標(biāo),把一些不是“理想”、不熟悉的投標(biāo)單位排斥在外。由于有了帶傾向性或歧視性的技術(shù)指標(biāo),許多潛在供應(yīng)商沒有興趣參加競(jìng)標(biāo),導(dǎo)致投標(biāo)供應(yīng)商缺乏競(jìng)爭(zhēng)力,造成采購(gòu)失敗。如某學(xué)校采購(gòu)學(xué)生公寓床,采購(gòu)文件明確要求攜帶樣品,并規(guī)定“投標(biāo)供應(yīng)商攜帶樣品的款式及顏色必須符合招標(biāo)文件樣圖,否則視為無(wú)效投標(biāo)”。在制作采購(gòu)文件時(shí),代理機(jī)構(gòu)建議先確定中標(biāo)人,簽訂合同時(shí)根據(jù)中標(biāo)人提供的色樣確定最終供貨產(chǎn)品的顏色,但采購(gòu)人未采納。該項(xiàng)目第一次開標(biāo)時(shí),因?yàn)楦魍稑?biāo)企業(yè)攜帶樣品的顏色與學(xué)校提供的圖片有色差導(dǎo)致廢標(biāo)。第二次開標(biāo)前,采購(gòu)人采納了代理機(jī)構(gòu)的建議,取消了對(duì)樣品的顏色要求,順利完成了招標(biāo)活動(dòng)。
第二,市場(chǎng)客觀因素。
其一,項(xiàng)目非常規(guī)或采購(gòu)內(nèi)容過(guò)于繁雜零碎。非常規(guī)的項(xiàng)目,因投標(biāo)供應(yīng)商較少易導(dǎo)致采購(gòu)失敗。如教學(xué)儀器、醫(yī)療設(shè)備、專用交通工具等項(xiàng)目,筆者都曾遇到過(guò)由于技術(shù)高端專業(yè)生產(chǎn)廠家少導(dǎo)致采購(gòu)失敗的情形。有的項(xiàng)目采購(gòu)內(nèi)容則過(guò)于繁雜零碎,如某醫(yī)療單位采購(gòu)勞保用品項(xiàng)目,從衣服、帽子、手套、膠鞋到鍋碗瓢盆一應(yīng)俱全,要求特殊定制,且每種數(shù)量偏少,市場(chǎng)上基本找不到同時(shí)經(jīng)營(yíng)這些產(chǎn)品的供應(yīng)商。
其二,采購(gòu)預(yù)算過(guò)低。預(yù)算過(guò)低,主要是因?yàn)槲飪r(jià)或服務(wù)成本上漲,采購(gòu)人編制預(yù)算時(shí)沒有進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研,或是采購(gòu)人提高了采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等。如有些采購(gòu)人在下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)不及時(shí)組織采購(gòu),而是要求“放一放”,等有需要的時(shí)候再采購(gòu),結(jié)果在“需要的時(shí)侯”預(yù)算過(guò)低,不能正常采購(gòu)。
第三,供應(yīng)商的因素。
其一,制作投標(biāo)文件失誤。供應(yīng)商制作投標(biāo)文件時(shí)不重視細(xì)節(jié),或有不規(guī)范的做法導(dǎo)致無(wú)效投標(biāo)。常見的錯(cuò)誤有以下幾種:
1.提供的資質(zhì)證明文件有缺漏或不符合要求。如缺某項(xiàng)資質(zhì)文件;未提供檢察機(jī)關(guān)出具的近三年內(nèi)有無(wú)行賄犯罪檔案記錄的書面告知函;未提供代理證書或廠家授權(quán)書等。
2.投標(biāo)文件響應(yīng)內(nèi)容與招標(biāo)文件嚴(yán)重偏離或沒有實(shí)質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)文件。如對(duì)帶★號(hào)的技術(shù)指標(biāo)或商務(wù)條款未全部響應(yīng)。
3.重要文件未按招標(biāo)文件要求進(jìn)行簽署、蓋章。包括投標(biāo)函、法定代表人授權(quán)書、制造廠商授權(quán)書、聯(lián)合投標(biāo)協(xié)議等漏簽名或蓋章。
4.報(bào)價(jià)失誤。如超過(guò)最高限價(jià)、報(bào)價(jià)嚴(yán)重漏項(xiàng)、《開標(biāo)一覽表》的填寫出現(xiàn)重大錯(cuò)誤等。
其二,開評(píng)標(biāo)期間的失誤。由于供應(yīng)商操作不當(dāng)導(dǎo)致無(wú)效投標(biāo),常見有以下錯(cuò)誤:
1.未在投標(biāo)截止時(shí)間前送達(dá)投標(biāo)文件。
2.投標(biāo)時(shí)投標(biāo)保證金未能到賬,或保證金金額不足。
3.投標(biāo)文件沒有按要求密封。
4.評(píng)標(biāo)期間,未按照評(píng)委會(huì)的要求提交經(jīng)授權(quán)代表簽字的澄清、說(shuō)明、補(bǔ)正材料或改變了投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。
第四,采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的因素。
其一,采購(gòu)文件制作不當(dāng)。采購(gòu)文件表述不清或前后矛盾,令供應(yīng)商無(wú)法響應(yīng)或錯(cuò)誤響應(yīng),進(jìn)而導(dǎo)致采購(gòu)失敗。如有的采購(gòu)文件漏寫必要的服務(wù)項(xiàng)目或需報(bào)價(jià)內(nèi)容不明確,造成投標(biāo)報(bào)價(jià)漏項(xiàng)或價(jià)差大,無(wú)法比較。有的項(xiàng)目技術(shù)和商務(wù)條款過(guò)于簡(jiǎn)略,導(dǎo)致供應(yīng)商在閱讀采購(gòu)文件時(shí)產(chǎn)生誤解,放棄投標(biāo)。
其二,評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)的失誤。評(píng)委會(huì)評(píng)審工作至關(guān)重要,如果評(píng)委會(huì)在初審時(shí)沒有按照采購(gòu)文件要求對(duì)每家供應(yīng)商逐項(xiàng)審查、嚴(yán)格把關(guān),可能導(dǎo)致本應(yīng)廢標(biāo)的項(xiàng)目沒有廢標(biāo),或是不合格的供應(yīng)商中標(biāo),引發(fā)有效質(zhì)疑和投訴。
此外,采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)工作人員作為采購(gòu)項(xiàng)目的組織者,雖然不參與具體評(píng)標(biāo)工作,但如果其業(yè)務(wù)不精、政策法規(guī)不熟,在評(píng)標(biāo)組織過(guò)程出現(xiàn)操作不當(dāng)或判斷不清,也會(huì)造成采購(gòu)項(xiàng)目失敗。
解決對(duì)策
一是科學(xué)合理制作采購(gòu)文件。嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、公平的采購(gòu)文件是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。采購(gòu)文件是否規(guī)范,評(píng)審辦法是否科學(xué),直接影響到供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的理解及投標(biāo)的積極性。
為此,筆者提出以下建議:
1.項(xiàng)目經(jīng)辦人事前要做好與采購(gòu)人的溝通交流,了解采購(gòu)人采購(gòu)目的和用意,明確采購(gòu)內(nèi)容、服務(wù)要求、付款方式等事項(xiàng)。
2.保證采購(gòu)項(xiàng)目的合法性,必須符合國(guó)家或行業(yè)的相關(guān)規(guī)定和規(guī)范,特別是一些復(fù)雜項(xiàng)目和專業(yè)性項(xiàng)目,需要項(xiàng)目經(jīng)辦人準(zhǔn)確把握政策。
由于政府采購(gòu)涉及的范圍較廣,政策性、技術(shù)性、專業(yè)性強(qiáng),代理機(jī)構(gòu)工作人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)水平,才能進(jìn)一步提升采購(gòu)文件的質(zhì)量。
二是認(rèn)真做好開標(biāo)前各環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作。主要包括接受供應(yīng)商報(bào)名、組織踏勘現(xiàn)場(chǎng)及答疑會(huì)、接受供應(yīng)商詢問(wèn)等。
具體說(shuō)來(lái),項(xiàng)目經(jīng)辦人要及時(shí)掌握項(xiàng)目的報(bào)名情況,對(duì)報(bào)名人數(shù)較少或非常規(guī)的項(xiàng)目,可以電話邀請(qǐng)以前參加過(guò)投標(biāo)的同類供應(yīng)商參與,或通過(guò)其他途徑收集資料,尋找潛在供應(yīng)商并鼓勵(lì)其參加投標(biāo)。此外,還應(yīng)幫助供應(yīng)商樹立良好的心態(tài),要有準(zhǔn)備地參加投標(biāo),不能有投機(jī)思想。
項(xiàng)目經(jīng)辦人還應(yīng)將報(bào)名供應(yīng)商較少的原因及時(shí)與采購(gòu)人溝通,提醒采購(gòu)人做好市場(chǎng)調(diào)查,制定切實(shí)可行的采購(gòu)預(yù)算。如果采購(gòu)文件有傾向性,則應(yīng)提醒采購(gòu)人修改采購(gòu)需求或相關(guān)條款,減少傾向性。
對(duì)含施工的項(xiàng)目,如電梯、中央空調(diào)、廚房設(shè)備等項(xiàng)目,應(yīng)組織踏勘現(xiàn)場(chǎng)。根據(jù)筆者以往的經(jīng)驗(yàn),供應(yīng)商在踏勘現(xiàn)場(chǎng)后,往往能提出不少疑問(wèn),這些疑問(wèn)也常常是采購(gòu)人考慮欠妥的地方。對(duì)重大項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目,應(yīng)安排招標(biāo)答疑會(huì),廣泛聽取供應(yīng)商的疑問(wèn),征集合理建議。對(duì)收集到的問(wèn)題,經(jīng)辦人應(yīng)盡快轉(zhuǎn)達(dá)給采購(gòu)人,促使其給出合理有效的答復(fù)。如發(fā)現(xiàn)原采購(gòu)文件有誤的,應(yīng)及時(shí)修正或補(bǔ)充,并通知所有已經(jīng)報(bào)名的供應(yīng)商。
三是落實(shí)供應(yīng)商告知制度。政府采購(gòu)活動(dòng)中,供應(yīng)商雖是重要的當(dāng)事人之一,卻是最為“弱勢(shì)”的群體。為避免供應(yīng)商投標(biāo)無(wú)效,應(yīng)將投標(biāo)要點(diǎn)告知,主動(dòng)為每位投標(biāo)人釋疑解難,減少投標(biāo)失誤。
四是規(guī)范評(píng)審操作環(huán)節(jié)。評(píng)審是采購(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。實(shí)踐中,供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)疑投訴常產(chǎn)生于評(píng)審環(huán)節(jié),如果評(píng)審環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,易導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。建議工作人員做好以下工作:一是幫助評(píng)委盡快熟悉采購(gòu)項(xiàng)目;二是提醒評(píng)委認(rèn)真、細(xì)致、全面地按照采購(gòu)文件要求審查全部的投標(biāo)文件,避免重大遺漏;三是要求評(píng)委客觀、公正、獨(dú)立地進(jìn)行評(píng)審;四是保證操作程序的合法性。
?。?SPAN style="WHITE-SPACE: normal; TEXT-TRANSFORM: none; WORD-SPACING: 0px; FLOAT: none; COLOR: rgb(51,51,51); FONT: 14px/26px 宋體; WIDOWS: 1; DISPLAY: inline !important; LETTER-SPACING: normal; BACKGROUND-COLOR: rgb(255,255,255); TEXT-INDENT: 28px; -webkit-text-stroke-width: 0px">孫志濤 中天世紀(jì)國(guó)際招標(biāo)有限公司)