1.制定發(fā)生異議及投訴時(shí)的應(yīng)急預(yù)案
招標(biāo)工作中的異議處理對項(xiàng)目順利推進(jìn)意義重大,對于不同異議可以進(jìn)行分類處理。結(jié)合招標(biāo)人的工作流程,制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案,把危機(jī)處理流程化、制度化,從而可以在事態(tài)出現(xiàn)后更高效、更準(zhǔn)確地進(jìn)行應(yīng)對。應(yīng)急預(yù)案不但要符合招投標(biāo)法律法規(guī)的要求,還應(yīng)該體現(xiàn)出招標(biāo)人處理項(xiàng)目異議時(shí)的態(tài)度,確立一旦存在錯(cuò)誤將立即進(jìn)行改正的處理原則。同時(shí),應(yīng)急預(yù)案不僅要設(shè)計(jì)項(xiàng)目異議處理的流程問題,也要對可能產(chǎn)生的衍生問題進(jìn)行預(yù)設(shè)和提出應(yīng)對方案,諸如發(fā)生暴力沖突的處理、發(fā)生法律糾紛的處置、發(fā)生媒體曝光、產(chǎn)生不良輿情的公關(guān)等。另外,為了保證處理項(xiàng)目異議時(shí)能做到資料充分,日常超標(biāo)投標(biāo)活動中就要注意積累,項(xiàng)目人員從編制文件的那一刻就應(yīng)該考慮到文件內(nèi)容會有哪些爭議?評標(biāo)時(shí)最關(guān)注的內(nèi)容是什么?評標(biāo)時(shí)最具備決定性的因素是什么?而在評標(biāo)過程中,也應(yīng)該對各個(gè)投標(biāo)做到心中有數(shù),對存在爭議的問題詳細(xì)記錄討論經(jīng)過、認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)論達(dá)成依據(jù)等可以用來解答異議的內(nèi)容。
2.把招標(biāo)“三公”的底線放在第一位
“三公”原則是招標(biāo)行業(yè)立足之本,是招標(biāo)采購方式的靈魂所在,在異議處理這項(xiàng)工作上必須要做到堅(jiān)持原則,任何的異議處理都要遵循公平、公正、公開的前提。招標(biāo)人和代理機(jī)構(gòu)要清醒地認(rèn)識到,任何試圖通過模糊事實(shí)來讓投標(biāo)人妥協(xié)的異議處理都存在巨大的風(fēng)險(xiǎn),既不能面對公眾質(zhì)疑、也經(jīng)不起審計(jì)、更難以面對司法審判。在異議處理的實(shí)務(wù)工作中,絕大部分經(jīng)歷反復(fù)異議、反復(fù)投訴,經(jīng)過多次溝通仍然無法讓投標(biāo)人表示認(rèn)同的項(xiàng)目,歸根到底都是在堅(jiān)持“三公”原則上出了問題,招標(biāo)人和代理機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目前期不能公平、公正對待所有投標(biāo)人,在后期的異議處理中也依然不肯尊重事實(shí),這樣的行為難免導(dǎo)致項(xiàng)目無法進(jìn)行。
3.絕不推諉、統(tǒng)一口徑、一致對外
面對危機(jī)時(shí)相互推諉責(zé)任的行為很容易成為矛盾加劇的導(dǎo)火索。處于危機(jī)中的當(dāng)事人很容易因?yàn)閴毫薮蠖x擇指責(zé)他人,這種推諉責(zé)任、逃避決策的行為不但導(dǎo)致當(dāng)事人形象變得不可信,還會遭到被推諉對象的反擊,被推諉的對象會采取反駁當(dāng)事人的意見、質(zhì)疑當(dāng)事人的行動等行為來為自己的被動局面進(jìn)行反擊。比如,在招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)失去信任和寫作,招標(biāo)人試圖將異議處理的所有責(zé)任全部推給招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)時(shí),就很容易將整個(gè)應(yīng)對過程割裂成對立的兩方面,一方面因?yàn)檎袠?biāo)代理機(jī)構(gòu)在證明自己存在免責(zé)情形時(shí)也許就會讓招標(biāo)人最不利的情景呈現(xiàn)出來。另一方面,招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)單純將項(xiàng)目經(jīng)理作為問題關(guān)鍵和責(zé)任的承擔(dān)者并不能解決問題,在招投標(biāo)異議處理工作中,只有從企業(yè)高度明確地承擔(dān)錯(cuò)誤,制定預(yù)案,才能消化矛盾并防止問題重復(fù)發(fā)生。
在處理異議的操作中,切記必須統(tǒng)一口徑,無論是由招標(biāo)人出面和投標(biāo)人溝通,還是由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)代表招標(biāo)人進(jìn)行溝通,針對投標(biāo)人的質(zhì)疑,招標(biāo)方只能有唯一的答案,為了確保不要多人多次解釋同樣問題時(shí)產(chǎn)生誤差,最好每個(gè)異議由專門的口徑進(jìn)行溝通,其他相關(guān)人員保持緘默,不直接對投標(biāo)人進(jìn)行溝通以及發(fā)表意見。
4.發(fā)生問題后要積極、快速、主動處理,掌握主動權(quán)
在處理項(xiàng)目異議的時(shí)候,很多時(shí)候招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)由于擔(dān)心說錯(cuò)話或者引起法律糾紛而選擇沉默或“無可奉告”,期待危機(jī)自然而然的過去,而從長遠(yuǎn)來看,這種處理方式是失敗的,面對危機(jī)決不能夠毫無反應(yīng)、畏首畏尾,招標(biāo)人不要試圖通過拖延、敷衍等方式讓問題平息,很多項(xiàng)目拖延到最后的結(jié)果不是問題被平息了,而是矛盾進(jìn)一步激化。能在招標(biāo)文件期間解決的問題不要拖到開評標(biāo)之后,能在公示期到來前解決的問題不要拖到公示時(shí)才開始處理,越提前處理、越主動處理,招標(biāo)方越容易避免問題擴(kuò)大化、矛盾激烈化。
5.不隱瞞、不欺騙,學(xué)會示弱
在處理異議時(shí),招標(biāo)方的態(tài)度要做到真誠、坦率、透明、公正,一旦招標(biāo)人和代理機(jī)構(gòu)在處理異議時(shí)篩選乃至編造有利于自己的信息,將會使問題進(jìn)一步惡化,矛盾更加難于解決。一些招標(biāo)人在面對投標(biāo)人的異議時(shí),為了保證原評標(biāo)結(jié)果不發(fā)生變更,往往不自覺地將存在含義不清、意義不明的招投標(biāo)文件,只按照有利于自己的方向解釋,而不能尊重公序良俗和常識,甚至將投標(biāo)文件中的缺陷視而不見,并試圖用投標(biāo)人的投標(biāo)文件是保密的這一原則作為借口,拒絕面對評標(biāo)中存在的誤判,這樣的行為往往會導(dǎo)致沖突升級,并在可能發(fā)生的司法糾紛中使招標(biāo)人處于不利的地位。雖然在招投標(biāo)活動中投標(biāo)人處于信息弱勢地位,但招標(biāo)人不能利用這一點(diǎn)對投標(biāo)人采取隱瞞、欺騙的方式進(jìn)行回應(yīng),進(jìn)行溝通時(shí)還是應(yīng)該以真實(shí)可靠的信息作為基礎(chǔ)。由于招標(biāo)人在異議處理過程中處在一個(gè)既是運(yùn)動員又是裁判員的地位,所以更要避免投標(biāo)人誤認(rèn)為招標(biāo)方采取庇護(hù)一方的態(tài)度在取證過程中不作為,必須要明確讓投標(biāo)人知道招標(biāo)人由于權(quán)力邊界的限制,也不是萬能的,有些工作也是客觀上沒有能力進(jìn)行的,而非主觀上的故意失職。
6.聽取專業(yè)人士的意見
雖然招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是從事招標(biāo)活動的專業(yè)機(jī)構(gòu),但是招投標(biāo)是一個(gè)復(fù)雜的采購過程,投標(biāo)人不僅僅關(guān)注招標(biāo)的流程,還更加關(guān)注標(biāo)的物的實(shí)質(zhì)性指標(biāo)和經(jīng)濟(jì)活動的合法性,在涉及標(biāo)的物技術(shù)性以及相關(guān)法律的異議中,招標(biāo)人和代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該多向?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行意見征詢,確保答復(fù)異議人的內(nèi)容經(jīng)得起推敲。在技術(shù)問題上,招標(biāo)人面對自己無法立即做出判斷、下定結(jié)論的問題,應(yīng)盡可能的坦誠說明處理進(jìn)度,提升彼此的信任。如果招標(biāo)人確實(shí)沒有能力獲得準(zhǔn)確信息,可以采取及時(shí)委托可靠的、具備公信力的第三方獨(dú)立機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查,并以發(fā)表結(jié)論的方式,將過去的錯(cuò)誤和未來的改正之間劃出有力的界限。在法律問題方面,招投標(biāo)活動除了要受到《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》等與招標(biāo)直接相關(guān)的法律法規(guī)約束外,還需要受到其他民事、商事法律法規(guī),以及除了實(shí)體法外的一些程序法的約束,但招標(biāo)從業(yè)人員對于民商法和訴訟法、行政法專業(yè)性的掌握顯然就遠(yuǎn)不如法律從業(yè)人員,鑒于招投標(biāo)過程中的異議很有可能發(fā)展到行政監(jiān)督部門的投訴甚至向司法機(jī)關(guān)提起訴訟,為了避免先期異議處理中留下不利招標(biāo)方法律糾紛的證據(jù),處理時(shí)最好能聽取專業(yè)法律顧問的意見,保證異議答復(fù)和處理不為以后的糾紛留下隱患。
7.具有大局觀
招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目存在于建設(shè)項(xiàng)目之中,和項(xiàng)目周期息息相關(guān),一個(gè)項(xiàng)目在招標(biāo)投標(biāo)環(huán)節(jié)發(fā)生異議可能導(dǎo)致項(xiàng)目工期的拖延、重新招標(biāo)時(shí)又可能引發(fā)價(jià)格競爭不公平、圍標(biāo)、串標(biāo)等的一系列復(fù)雜問題,所以異議的處理不能局限于一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目矛盾的解決,還需要結(jié)合招標(biāo)人建設(shè)項(xiàng)目的需求,不但要答復(fù)異議,也要對后續(xù)工作進(jìn)行整體規(guī)劃,減輕損失。